Il “new normal” dei meeting aziendali sarà il metaverso: opportunità infinite di interazione e massimo coinvolgimento. Sei pronto?

Come descriveresti la tua giornata lavorativa tipo?

  • 9:00 – 10.30: meeting interno da remoto
  • 10.30 – 11.30: videocall con cliente X
  • 11.30 – 13:00: corso e-learning di inglese avanzato
  • 14:00 -17:00 : videocall con cliente Y
  • 17:00 – 18.30: meeting interno con staff del reparto Z

Insomma, non stacchi mai gli occhi dallo schermo e la tua webcam è sempre accesa.

I meeting interminabili fanno ormai parte del nostro quotidiano ma l’innovazione non si ferma. Anzi, un nuovo concetto di “new normal” sta facendo ingresso nel settore dei video-eventi e noi siamo pronti a raccontarvelo.

Stiamo parlando, ovviamente, del metaverso!

Covid-19, meeting e conferenze da remoto

L’emergenza sanitaria da Covid-19 ha influenzato pesantemente il settore dei congressi e degli eventi aziendali.

numero degli eventi in presenza tenutisi dal 2014 al 2020

[grafico relativo al numero degli eventi in presenza tenutisi dal 2014 al 2020. Vd. studio “La Meeting Industry italiana nel 2020” realizzato da OICE]

Secondo quanto rilevato dall’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi-OICE, nel 2020 le location per eventi hanno accusato un calo di fatturato del 79% e il 42% delle sedi ha realizzato uno o più eventi ibridi.

Molte realtà fieristiche si sono adeguate a questo nuovo trend.

Così la Fiera di Padova, ad esempio, ha lanciato il servizio Hybrid Event Platform, che offre agli espositori la possibilità di scegliere tra diversi format e combinarli tra loro a seconda delle esigenze.

Le soluzioni digitali messe a disposizione comprendono eventi in presenza, una piattaforma dedicata agli eventi virtuali in 3D con realtà aumentata e un set televisivo con sala regia per le dirette streaming.

Un altro studio condotto da Emeraude Escape, società francese specializzata nella progettazione di soluzioni di gamification (qui il nostro approfondimento) su misura per il business, ha evidenziato che il 90% delle aziende continuerà a scegliere eventi digitali oppure ibridi per tutto il 2022.

Che noia queste riunioni!

Questa transizione verso il digitale ha interessato anche il settore dei meeting aziendali.

A causa del ricorso massivo allo smart working, negli ultimi due anni le riunioni interne e i meeting con i clienti (ma non solo) si sono tenuti principalmente in modalità videoconferenza.

Le ore interminabili trascorse davanti alla webcam e il malessere correlato hanno portato alcuni centri di ricerca ed esperti di wellbeing aziendale a parlare addirittura di Zoom fatigue.

Ciò nonostante, i meeting virtuali si sono rivelati meno performanti e coinvolgenti degli incontri in presenza.

Per spezzare la noia dei partecipanti, alcune aziende hanno invitato un lama alle proprie call interne…ma questa potrebbe non essere la scelta ottimale in ipotesi di meeting formali o videocall con i clienti.

La soluzione migliore è certamente…il metaverso!

Siete pronti a fare meeting nel metaverso?

La scelta di “spostare” riunioni di team e incontri con i clienti nel metaverso potrebbe risolvere il problema dell’interazione tra i partecipanti, rendendo gli eventi più coinvolgenti e immersivi.

La tecnologia alla base del metaverso consente di replicare nel mondo digitale quanto sta accadendo nella realtà fisica.

Grazie al metaverso siamo in grado di creare un “gemello digitale” di tutto ciò che ci circonda: gli ambienti, gli oggetti e addirittura noi stessi.

La nostra persona è rappresentata da un avatar, un sosia in tre dimensioni che si muove, parla e agisce al nostro posto.

Grazie all’intelligenza artificiale ciascun avatar può simulare gesti ed espressioni della persona a cui corrisponde, può interagire con gli altri partecipanti, dialogare e collaborare con loro.

Gli ambienti in 3D nel metaverso riproducono le sale riunioni dei nostri uffici, e possono essere personalizzati offrendo tavoli a cui ciascun avatar può sedere…come in un vero meeting!

Il futuro è già qui

Se state pensando “non capiterà mai a me”, vi sbagliate.

Da un recente sondaggio svolto da Microsoft è emerso che la maggior parte dei lavoratori è disposta a svolgere almeno parte del proprio lavoro nel metaverso.

Evoluzione-meeting-lavoro-tra-videoconferenze-e-metaverso_sondaggio

[Work Trend Index Annual Report 2022 – Microsoft]

Circa la metà dei lavoratori (52%) è aperta all’utilizzo di spazi immersivi digitali nel metaverso per meeting o attività di gruppo già dal prossimo anno. I dipendenti restanti (47-48%) – di età più avanzata – non sono invece d’accordo con il presentarsi ai meeting di lavoro attraverso i propri avatar.

Sulla base di questi risultati la Microsoft ha rilasciato Mesh, una nuova funzionalità di Teams.

Microsoft Mesh consente alle persone di connettersi con il proprio avatar, condividere lo spazio e collaborare con la propria organizzazione da qualsiasi parte del mondo. Le nuove funzionalità consentono di effettuare sessioni di progettazione virtuale, condurre attività di training e ospitare meeting virtuali immersivi nel metaverso.

L’obiettivo? Aumentare la produttività e il coinvolgimento degli utenti.

I meeting nel metaverso saranno fruibili da qualsiasi dispositivo, senza bisogno di device speciali, e non avranno barriere linguistiche. Infatti, Microsoft sta sviluppando delle ulteriori funzionalità a supporto della conversazione, quali traduzione e trascrizione automatica dei dialoghi.

Al momento, la funzionalità Mesh è disponibile in anteprima gratuita limitata.

Non solo meeting: il metaverso come opportunità per tutti gli eventi

Nonostante gli eventi stiano tornando in presenza, il metaverso rappresenta comunque un’opportunità da cogliere per tutti gli organizzatori di eventi.

La progettazione di eventi misti, accessibili fisicamente oppure da remoto, permetterà a molte più persone di prendervi parte senza quell’ “appiattimento” che spesso penalizza la partecipazione da remoto.

Il metaverso aumenta il “sentire” dei partecipanti, i quali sono più coinvolti nella manifestazione, e dunque possono dare un feedback più positivo, con notevoli vantaggi in termini di user satisfaction.

Quali rischi per la privacy e la cybersecurity?

Nonostante gli indubbi vantaggi, il metaverso rappresenta anche un rischio.

I pericoli in materia di cybersecurity e data protection sono numerosi e ancora tutti da esplorare.

Il volume dei dati e dei metadati generabili all’interno del metaverso sono spaventosamente grandi. Inoltre, per la creazione di un avatar è necessario effettuare lo scanning del viso e associare quell’immagine all’identità di ciascun partecipante al meeting.

Il trattamento di dati biometrici e la raccolta di notevoli quantità di dati e metadati impongono di riflettere seriamente sulla progettazione di queste tecnologie in un’ottica di privacy by design.

Parallelamente, è necessario garantire la riservatezza delle comunicazioni e la sicurezza delle informazioni veicolate durante i meeting nel metaverso. Soprattutto per quanto riguarda le riunioni aziendali, il problema principale è dato dalla garanzia di tutela del patrimonio e del know-how dell’impresa.

Basti pensare al rischio di furto di segreti industriali o di altri reati commessi tramite l’uso di deepfake, come il phishing e il furto d’identità digitale.

Si tratta di rischi notevoli e potenzialmente deleteri per le imprese che vorranno spostare i propri meeting nel metaverso, di cui è necessario tenere conto.