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Lo smart working nella Pubblica Amministrazione: il POLA – Piano Operativo per il Lavoro Agile

Lo smart working nella Pubblica Amministrazione: il POLA – Piano Operativo per il Lavoro Agile

Lo “Smart Working” o “Lavoro agile” è un metodo di lavoro che sfrutta le tecnologie digitali quale strumento per garantire ai rapporti di lavoro subordinato, massima flessibilità e incrementare la competitività.

È regolamentato in Italia dalla Legge 81/2017 (articoli 18-24), che ne riassume i vantaggi con il concetto di “work-life balance”, ossia di un nuovo modo di lavorare che consente un miglior bilanciamento tra qualità della vita e produttività individuale (fondamentale quindi anche il diritto alla disconnessione). È caratterizzato da autonomia da orari e luoghi e da un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro, e che si avvale dell’uso del web e di tools digitali specifici.

Lo smart working semplificato, introdotto con l’avvento della pandemia di Covid in Italia dall’art. 87 del Decreto Cura Italia (D.L. n. 18 del 17 marzo 2020) è regolato dall’art. 263 del Decreto Rilancio (D.L. n. 34 del 19 maggio 2020), come integrato dall’art. 31 del Decreto Semplificazioni (D.L. n. 76 del 16 luglio 2020)

Il POLA: Piano Operativo per il Lavoro Agile nella Pubblica Amministrazione

Nel 2020, a seguito della diffusione della pandemia da Sars-Cov 2, le dinamiche del lavoro in Italia sono nettamente cambiate. L’emergenza sanitaria ha imposto a chi può di lavorare con modalità smart. Ciò ha inevitabilmente messo in luce che l’Italia non solo è indietro nel percorso di ammodernamento del lavoro su questo fronte, ma che si procede con velocità diverse tra aziende private e Pubbliche Amministrazioni. Queste ultime, infatti, si sono mostrate meno pronte a questo cambiamento, perché, in parte, prive del know-how adeguato ad affrontarlo.

Per agevolare lo smart working nelle Pubbliche Amministrazioni, rendendolo un’alternativa concreta ed efficiente al lavoro tradizionale, e per poterne misurare i risultati, oltre alla Legge 81/2017, a partire da luglio 2020 occorre avere come riferimento normativo anche il c.d. POLA, Piano Operativo per il Lavoro Agile (disciplinato dall’art. 14 L. 124/2015), ossia un documento annuale che monitora le performance, gli obiettivi strategici ed operativi delle PA. Si tratta di una sezione del Piano triennale della performance, introdotto dalla Riforma Brunetta del 2009, che le amministrazioni pubbliche devono redigere ogni anno entro il 31 gennaio.

Tale documento è di grande importanza perché individua le attività che si possono svolgere con il lavoro agile, e indica “le misure organizzative, i requisiti tecnologici, i percorsi formativi del personale, anche dirigenziale, e gli strumenti di rilevazione e di verifica periodica dei risultati conseguiti, anche in termini di miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dell’azione amministrativa, della digitalizzazione dei processi, nonché della qualità dei servizi erogati (…)”

Dal 31 gennaio 2021 dunque le PA, oltre al Piano triennale della performance, dovranno redigere anche il Piano Operativo per il Lavoro Agile, o POLA.

Cosa cambia per il lavoro agile con il POLA?

Il POLA influisce su notevoli aspetti sia normativi che pratici inerenti lo smart working, ed è destinato ad introdurre cambiamenti che, una volta applicati, entreranno a far parte di un modo di lavorare inesorabilmente cambiato dalla pandemia:

  • Il lavoro agile nella Pubblica Amministrazione, che attualmente a seguito della pandemia è ammesso nella misura del 50%, con il POLA, a partire da gennaio 2021, potrà arrivare fino al 60%;
  • Le amministrazioni pubbliche sono chiamate ad elaborare e approvare il POLA a decorrere dal prossimo gennaio. Nella predisposizione dei piani – così come dichiarato dal Ministro per la Pubblica Amministrazione, Fabiana Dadone – le PA potranno contare su risorse destinate a riorganizzare il lavoro in modalità agile, all’acquisto di dispositivi, software, servizi dedicati e alla programmazione di percorsi formativi in ambito digitale e informatico e allo snellimento delle procedure;
  • Un altro degli obiettivi che il piano operativo per il lavoro agile persegue è l’introduzione di un nuovo sistema di reclutamento del personale. Lo scopo è quello di ammodernare l’immagine della PA, oggi percepita come obsoleta, non solo attraverso il ricorso al lavoro agile, ma con un ricambio nel personale che dia spazio a giovani tecnologicamente più preparati, che, ad oggi, purtroppo sono pochi: solo il 2% dei dipendenti delle PA in Italia ha meno di 34 anni;
  • Tra gli obiettivi della norma che introduce il POLA vi è anche quello di permettere ai lavoratori di formarsi in remoto per restare costantemente aggiornati, per non sentirsi mai indietro e quindi lavorare in modalità agile e flessibile quanto più possibile, e ove possibile con la consapevolezza di sentirsi adeguati al ruolo;
  • Viene infine istituito l’Osservatorio del lavoro agile, che ha lo scopo di raccogliere dati e informazioni che permettano di programmare al meglio le future politiche organizzative delle PA e lo sviluppo delle performance di dirigenti e personale.

Il tema della sicurezza cibernetica nel POLA

Attenzione particolare è riservata al delicato tema della sicurezza sul lavoro, che, nella fase pandemica attuale, prevede la redazione di un protocollo di sicurezza, stilato dal governo con le organizzazioni sindacali, che indichi tutto quanto necessario affinché i dipendenti pubblici possano rientrare in piena tutela e continuare a dare il proprio contributo lavorativo.

Anche il Decreto Semplificazioni si dedica allo smart working, prevedendo all’art. 31 l’adozione di strategie digitali in materia di “sicurezza nazionale cibernetica”. Ferma restando la facoltà delle PA di acquistare beni, progettare e sviluppare sistemi informativi e servizi informatici, esse devono agevolare la diffusione del lavoro agile quale modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato con modalità idonee a consentire ai lavoratori di accedere da remoto ad applicativi, dati e informazioni necessari allo svolgimento della prestazione lavorativa, nel rispetto della legge e assicurando un adeguato livello di sicurezza informatica.

L’art. 32 del decreto Semplificazioni stabilisce, per conseguenza, l’istituzione del Codice di condotta tecnologica, emanato dal Capo del Dipartimento della trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri. Il Codice detta regole omogenee per tutte le PA al fine di favorire la digitalizzazione e garantire la sicurezza attraverso “il necessario coordinamento sul piano tecnico delle varie iniziative di innovazione tecnologica in coerenza con gli obiettivi dell’agenda digitale italiana ed europea e nel rispetto del codice di condotta tecnologica adottato dal Capo dipartimento della struttura della Presidenza del Consiglio dei ministri competente per la trasformazione digitale, sentita l’AgID e il nucleo per la sicurezza cibernetica…”

Smart working per le PA da gennaio 2021?

Resta da chiedersi, alla luce degli obiettivi del POLA e in considerazione del fatto che, in regime di normalità, non è imposto alle PA lo smart working, se e quanti uffici ed amministrazioni pubbliche sceglieranno in concreto di far lavorare i loro dipendenti da remoto una volta che lo stato di necessità determinato dalla pandemia sarà cessato.

Prima ancora che normare il settore, la vera sfida è proprio quella di un cambiamento culturale talmente radicale (e conveniente) da rendere accettabile, anche dopo la crisi sanitaria, un cambio nello stile di vita di chi, in una realtà variegata e composita come l’Italia, spesso non riesce a fare a meno del contatto umano e della routine tipica degli uffici e della cosa pubblica.

Circa l'autore

Rosy Abruzzo

Avvocato e giornalista pubblicista, collaboro dal 1998 con testate giornalistiche televisive, online e della carta stampata. Conduttrice di eventi, sono specializzata in Tecniche di ufficio stampa e comunicazione istituzionale, Seo, Digital Advertising e Social Media Marketing.

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