La situazione di emergenza provocata dalla pandemia ha cambiato in modo repentino le occasioni di riunione fra più persone. La videoconferenza è oggi la regola per la gran parte delle attività che prima richiedevano la presenza fisica. Alcune di queste attività però sono particolarmente delicate, perché producono effetti giuridici anche molto rilevanti. Fra queste rientra certamente la riunione di un’assemblea. Vediamo allora quando può dirsi valida un’assemblea convocata e riunita in videoconferenza.

L’importanza di un’assemblea regolare

Che sia di una società, di un condominio o di un’associazione, l’assemblea è sempre un momento fondamentale.

All’assemblea competono infatti le nomine delle posizioni di vertice e le più importanti decisioni riguardanti la vita di un ente privato. L’approvazione del bilancio, la nomina degli amministratori o l’autorizzazione per nuovi lavori sono alcune delle decisioni che dipendono dalle diverse riunioni assembleari.

La regolarità di un’assemblea in videoconferenza è quindi il presupposto per poter deliberare su passaggi essenziali e significativi per l’organizzazione.

L’assemblea in videoconferenza nella normativa post Covid

Nella primavera 2020 l’emergenza sanitaria ha fatto capire da subito che era necessario pensare a modalità alternative per consentire lo svolgimento delle assemblee a distanza.

In Italia già prima della crisi pandemica questa possibilità era prevista, in particolare dagli atti che regolano il funzionamento delle organizzazioni (come gli statuti societari o associativi). Ma si trattava di una modalità scarsamente regolamentata dalla legge e che dava luogo ad alcune incertezze.

L’assemblea in videoconferenza nelle società

I primi problemi riguardanti l’assemblea in videoconferenza sono stati posti per le società. In Italia la pandemia da Covid-19 si è diffusa proprio nei mesi tra febbraio e aprile, quando solitamente vengono presentati e approvati i bilanci dell’anno precedente.

Non tutte le società avevano nei loro statuti una clausola che disciplinava lo svolgimento delle assemblee in videoconferenza. E anche quando era inserita, veniva solitamente previsto che il presidente e il soggetto verbalizzante dovessero essere presenti nello stesso luogo.

Con i provvedimenti post Covid, in particolare tramite il Decreto “Cura Italia”, art. 106, questi limiti sono stati tolti ed è stata ampliata la possibilità di svolgere in via telematica l’assemblea delle società. È importante però ricordare che queste deroghe ad oggi sono valide fino al 31 marzo 2021.

Come si svolge l’assemblea telematica nelle società

Con la nuova normativa, per prima cosa non è necessario fare riferimento alle previsioni dello statuto. Anzi, si può svolgere l’assemblea in videoconferenza anche derogando alle disposizioni dello statuto.

Poi, si è stabilita per tutte le società di capitali (e anche per le cooperative e le mutue assicuratrici) la possibilità di prevedere:

  • che il voto in assemblea si esprima in via elettronica o per corrispondenza
  • che si possa intervenire in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione

Ma non solo. È possibile anche riunire e svolgere tutta l’assemblea esclusivamente in via telematica. E non è nemmeno necessario che il presidente e chi verbalizza (segretario o notaio) si trovino nello stesso luogo.

È richiesto però che i mezzi di telecomunicazione siano in grado di garantire l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto.

Convocazione e sottoscrizione del verbale

L’indicazione delle modalità con cui si svolgerà l’assemblea dovrà essere data nell’avviso di convocazione.

Nel caso in cui l’assemblea si svolga completamente in forma telematica, non sarà necessario indicare un luogo di convocazione.

Per quanto però riguarda la sottoscrizione del verbale, bisogna distinguere quando è fatto tramite atto pubblico del notaio e quando invece è redatto da un segretario verbalizzante.

Nel primo caso potrà essere firmato solamente dal notaio.

Nel secondo caso invece è necessaria la sottoscrizione del presidente e del segretario, ma questa può avvenire anche in un momento successivo all’assemblea.

Il Consiglio Notarile di Milano ha comunque approfondito il tema con due massime di marzo 2020, la numero 187 e la numero 188. La massima n. 187 ha anche chiarito che le regole previste per l’assemblea sono applicabili alle riunioni del consiglio di amministrazione e degli altri organi sociali (come il collegio sindacale).

L’assemblea in videoconferenza delle associazioni e degli Enti del Terzo Settore

Anche le associazioni e in generale gli enti no-profit hanno la possibilità di riunire la propria assemblea in videoconferenza. Lo prevede sempre il Decreto “Cura Italia” all’articolo 73, che la ammette per tutti gli enti associativi e le fondazioni. Questa deroga è valida fino alla fine dello stato di emergenza (ad oggi fissata per il 30 aprile 2021).

Alcuni problemi si sono però posti per gli Enti del Terzo Settore. Infatti, quando è stato modificato il Decreto, è stato aggiunto un comma che estende quanto previsto per le società alle associazioni e alle fondazioni che non siano Enti del Terzo Settore. Non è ben chiaro il motivo di questa esclusione, ritenuta inspiegabile anche da autorevoli esperti in materia.

In ogni caso anche per questi enti (che sono le Organizzazioni di Volontariato, le Associazioni di Promozione Sociale e le Onlus, iscritte nei relativi registri) si applica l’articolo 73. Quindi per loro – come per tutte le associazioni e le fondazioni – sarà possibile convocare e riunire l’assemblea in videoconferenza. Però non potranno utilizzare tutti gli strumenti a disposizione delle società, come il voto in forma elettronica o per corrispondenza.

L’assemblea di condominio in videoconferenza

La questione dell’assemblea di condominio in videoconferenza è stata invece affrontata in un momento più recente, con i provvedimenti emanati nell’autunno 2020.

Le modifiche normative hanno riguardato l’articolo 66 delle disposizioni di attuazione al codice civile, che regolamenta proprio le modalità di convocazione dell’assemblea di condominio. Questa norma oggi prevede espressamente la possibilità di partecipazione all’assemblea di condominio in videoconferenza.

Questa possibilità, però, richiede che vi sia o una previsione nel regolamento condominiale oppure il consenso della maggioranza dei condomini.

Anche in questo caso, se l’assemblea si svolge in forma telematica, l’amministratore lo dovrà comunicare nell’avviso di convocazione. Nell’avviso andrà indicata anche la piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione.

A differenza di quanto visto per le società e per le associazioni, questa modifica non è una deroga. Si tratta di una vera e propria modalità alternativa che potrà essere utilizzata anche dopo l’emergenza sanitaria.