Con il 1° settembre 2022, finito il periodo di emergenza sanitaria, torneranno applicabili le regole ordinarie per usare lo smart working nelle imprese private.

Tutti i datori di lavoro che hanno approfittato delle norme semplificate introdotte per fronteggiare la pandemia devono dunque regolarizzare la propria posizione entro questa data. La disciplina dello smart working deve essere inoltre applicata a tutti i lavoratori che, dal 1° settembre 2022, cominceranno a svolgere la loro attività in modalità “agile”.

Le regole per lo smart working non hanno una rilevanza soltanto formale. Passata l’emergenza, dovranno essere osservati con maggior rigore anche tutti gli obblighi e gli adempimenti previsti dalla normativa.

Analizziamo di seguito gli aspetti più rilevanti per imprese e lavoratori.

Quali lavoratori hanno diritto allo smart working?

In linea generale, non esiste un diritto del lavoratore a prestare la propria attività tramite forme di smart working. Allo stesso modo, non c’è un obbligo per il dipendente di svolgere il proprio lavoro con modalità agili. L’introduzione di queste modalità di lavoro avviene su base consensuale.

Spetta al datore di lavoro valutare se l’introduzione di forme di lavoro agile sia compatibile con la propria organizzazione aziendale. Queste valutazioni possono essere valutate caso per caso, o condivise con le rappresentanze sindacali aziendali, mediante la conclusione di accordi aziendali.

Quando le regole aziendali fissano un numero limitato di lavoratori che possono accedere allo smart working, la legge assegna un ordine priorità. In particolare, la legge riconosce priorità di accesso al lavoro agile a lavoratori disabili, genitori di minori di dodici anni o di portatori di disabilità (art. 18, co. 3-bis l. n. 81/2017).

Il rifiuto del datore di lavoro ad ammettere allo smart working questi lavoratori può essere però considerata una discriminazione e comportare la perdita delle certificazioni di parità di genere previste dalla legge.

L’accordo individuale per il lavoro agile

L’art. 19 della legge n. 81/2017 subordina l’accesso al lavoro agile ad un accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente. L’accordo può essere a tempo determinato oppure indeterminato.

L’accordo deve prevedere alcune regole sullo svolgimento dell’attività in smart working, conformemente alle linee guida approvate nel 2021 o ai diversi accordi previsti in contratti collettivi.

Con l’accordo sono stabilite le modalità di svolgimento della prestazione lavorativa tramite forme di smart working. Sono inoltre stabiliti gli obiettivi ed i criteri di organizzazione della giornata lavorativa, fermo restando che il lavoratore agile non dovrebbe essere tenuto ad osservare un vero e proprio orario di lavoro.

Per effetto del decreto ministeriale n. 149 del 22 agosto 2022, applicabile dal 1° settembre 2022, i datori di lavoro sono obbligati a comunicare entro cinque giorni al Ministero del lavoro e delle politiche sociali i nominativi dei lavoratori con i quali sono stati conclusi accordi per il lavoro agile. Entro lo stesso termine dovranno essere comunicate le variazioni o lo scioglimento dell’accordo.

La comunicazione potrà avvenire con modalità telematiche attraverso il portale Servizi Lavoro, al quale è possibile accedere tramite SPID o con la Carta di Identità Elettronica.

In fase di prima applicazione delle nuove modalità, l’obbligo della comunicazione potrà essere assolto entro il 1° novembre 2022.

Il datore di lavoro ha inoltre l’obbligo di conservare per cinque anni dalla sottoscrizione l’accordo sottoscritto con il lavoratore.

Il luogo di lavoro dello smart worker

In linea di principio, il lavoratore agile non è vincolato a svolgere la propria attività lavorativa in un luogo specifico (ad esempio, la propria abitazione). Il lavoratore agile potrebbe anche essere un lavoratore “nomade”.

Le regole sullo smart working prevedono però alcuni limiti alla libertà del lavoratore. Ad esempio, come previsto dalle linee guida sullo smart working, l’accordo individuale può escludere alcuni luoghi da quelli dove il lavoratore può svolgere la propria attività.

L’esclusione di alcuni luoghi (ad esempio, spazi di coworking o spazi pubblici) potrebbe essere dettata dalla necessità di assicurare particolari esigenze di riservatezza. Oppure, il datore di lavoro potrebbe escludere alcuni luoghi rispetto ai quali non ritiene di poter garantire il rispetto delle norme sulla sicurezza sul lavoro.

Le regole sullo smart working riconoscono al lavoratore la copertura per gli infortuni occorsi lungo il tragitto tra la propria abitazione ed il luogo prescelto per lo svolgimento dell’attività lavorativa. La copertura, però, è condizionata al fatto che la scelta di questo luogo quando sia dettata da esigenze connesse al tipo di attività svolta o dalla necessità del lavoratore di  conciliare  le  esigenze  di  vita  con quelle lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza (art. 23 l. n. 81/2017).

La legge e le linee guida prevedono inoltre che il lavoratore debba effettuare dei periodi di alternanza tra lavoro all’intero ed all’esterno dei locali aziendali. Ciò ha anche la funzione di evitare un eccessivo isolamento del lavoratore dalla comunità aziendale.

I diritti del lavoratore agile

Le regole sullo smart working attribuiscono al lavoratore alcuni diritti.

Il primo è il diritto alla parità retributiva rispetto ai colleghi che lavorano in azienda.

Il lavoratore agile ha inoltre il diritto ad ottenere dal datore di lavoro strumenti adeguati allo svolgimento della prestazione lavorativa.

L’accordo individuale deve inoltre prevedere i tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche ed organizzative necessarie ad assicurare il suodiritto alla disconnessione.

Il lavoratore ha inoltre diritto, come tutti gli altri dipendenti, ad esercitare i propri diritti sindacali.

Il datore di lavoro dovrebbe inoltre garantire ai lavoratori percorsi di formazione ed aggiornamento professionale per incrementare le loro competenze digitali e la loro capacità di svolgere il loro lavoro in modalità agile.

Il controllo del lavoratore in smart working

L’accordo individuale può contenere alcune previsioni in merito all’esercizio del potere direttivo del datore di lavoro, ai controlli ed alle sanzioni disciplinari.

Anche allo smart working si applicano le regole dello statuto dei lavoratori che vietano la videosorveglianza ed il controllo a distanza dei lavoratori.  Si applicano inoltre gli stessi limiti al controllo sui dispositivi in dotazione al dipendente previsti per i lavoratori che svolgono la loro attività in azienda.

Gli obblighi del datore di lavoro in merito sicurezza del lavoratore e dei dati

Il datore di lavoro è obbligato a garantire la sicurezza dei “lavoratori agili” nel tempo in cui svolgono la loro prestazione lavorativa. È dunque tenuto a valutare i rischi specifici che riguardano i lavoratori in smart working e adottare adeguate misure.

Tutti i dispositivi e gli strumenti forniti al lavoratore devono essere inoltre conformi alle regole sulla sicurezza sul lavoro. Il datore di lavoro deve provvedere alla manutenzione dei dispositivi e a garantire che essi restino sicuri.

Il datore di lavoro è inoltre tenuto ad adottare misure organizzative e tecniche puntuali in relazione alla protezione dei dati personali. Dovrà inoltre adottare procedure in grado di prevenire data breach e gestire le violazioni di dati personali che coinvolgono lavoratori agili.