La pandemia da Covid19 ha comportato, tra le altre cose, l’adozione del voto elettronico in associazioni e società. Questa novità è stata introdotta con il Decreto Legge 18/2020, il “Cura Italia”.

Il voto elettronico in associazioni e società è stato prorogato?

Il termine per il voto elettronico nelle associazioni e nelle società è stato prorogato fino al 31 luglio 2022. È uno degli effetti del decreto “Milleproroghe” (D.L. n. 228/2021), che ha esteso il termine, prima fissato fino al 31 dicembre 2021 (art. 106, comma 7 del decreto-legge 18/2020).

Lo svolgimento dell’assemblea da remoto evita così anche di dover esibire il green pass al momento dell’ingresso nei locali della società o affittati appositamente per l’occasione, specie qualora alcune persone ne fossero sprovviste.

In quali enti si può votare elettronicamente?

Si può esprimere il voto elettronico nelle:

  • SRL
  • SPA
  • Società in accomandita per azioni
  • Società cooperative
  • Mutue assicuratrici
  • Associazioni

In questi enti si può intervenire in assemblea tramite mezzi di telecomunicazione, quindi “a distanza”. Si può procedere in questo modo anche se non è previsto nello statuto, proprio grazie alle regole emergenziali sopra indicate.

Questi Enti possono dunque prevedere, in fase di convocazione, che l’assemblea si svolga in parte o esclusivamente in collegamento “da remoto”.

Se si basa la convocazione sulle norme emergenziali, le assemblee dovranno essere anche svolte (e non solo convocate) entro il 31 luglio 2022. Questo, naturalmente, a meno che non vengano previste in futuro ulteriori proroghe, o a meno che una modifica del genere non venga introdotta nello statuto attraverso le apposite procedure di modifica.

Quindi anche negli Enti del Terzo settore si può votare a distanza?

Il voto elettronico nelle associazioni riguarda anche gli enti del c.d. Terzo Settore. L’e-voting è stato per questi enti chiaramente introdotto dal Decreto Legge 44/2021 (possibilità in precedenza molto discussa).

Anche in questi casi è sempre bene partire dalle disposizioni di atto costitutivo e statuto.

Vi possono essere associazioni che prevedono nello statuto che la convocazione sia effettuata mediante affissione dell’avviso in sede. Tuttavia, in caso di assemblea in tutto o in parte telematica, questa modalità non potrà essere sufficiente. Le sedi infatti potrebbero essere temporaneamente chiuse. Inoltre – considerata la facoltà di svolgimento e votazione da remoto – è consigliabile trasmettere ai soci una email con la convocazione e le istruzioni per il collegamento.

È possibile anche utilizzare la messaggistica e sistemi analoghi, purché sia garantita la regolarità della convocazione e l’effettiva conoscenza della convocazione da parte di ogni associato.

A monte però è sempre opportuno controllare lo statuto per verificare se esso renda obbligatoria la convocazione tramite raccomandata o PEC.

Quali sono le regole per la convocazione?

Nell’avviso di convocazione per il voto elettronico in associazioni e società, occorre indicare:

  • la possibilità che il voto sia esercitato anche con mezzi di elettronici (o per corrispondenza);
  • il mezzo prescelto;
  • le modalità di espressione e trasmissione del voto;
  • il termine entro cui trasmettere la votazione.

Nella scheda di voto saranno specificati la società, la data dell’assemblea, le generalità del votante, il testo della deliberazione per esteso.

Quali sono le regole da seguire?

I mezzi di telecomunicazione adottati per il voto elettronico nelle associazioni e società devono garantire:

  • l’identificazione dei partecipanti;
  • la possibilità dei partecipanti di intervenire in assemblea;
  • l’esercizio del diritto di voto dei partecipanti.

Non è necessario che (ove previsti) il presidente, il segretario o il Notaio si trovino nello stesso luogo.

La regolarità dell’assemblea garantisce che la decisione non sia, anche a posteriori, annullata.

Per garantire la sicurezza anche informatica richiesta per la genuinità del voto, sono nati diversi software reperibili online. Essi sono in grado di verificare i requisiti e anche di combinare il voto in presenza e quello da remoto. È generalmente prevista una strong authentication, con codice OTP inviato al numero di cellulare o alla email del votante.

Anche se non si utilizzano tali piattaforme, è bene utilizzare un sistema che consenta una “sala d’attesa, proprio per consentire l’identificazione dei partecipanti, oltre che per proteggere la sicurezza della chiamata. Tale sala, come noto, consente a chi chiede di partecipare di stazionare in una camera virtuale, detta anche “identification room”, o “waiting room”. In tale sala non si può ancora interagire con gli altri partecipanti finché non avviene l’ammissione da parte dell’organizzatore.

Come si esprime il voto?

Anche se non si utilizzino le piattaforme create appositamente per l’espressione del voto elettronico nelle associazioni e società, è possibile procedere seguendo alcune regole. Un sistema sicuro e ormai alla portata di tutti è quello della firma digitale. L’Agid, con determinazione 157/2020, ha infatti emanato le linee guida per la sottoscrizione elettronica di documenti secondo l’art. 20 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).

Secondo l’art. 20 del CAD, il documento informatico è valido ed efficace come i corrispondenti atti cartacei:

quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore (…).

L’utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.

La firma elettronica garantisce anche la data e l’ora di formazione del documento, in conformità alle regole sulla validazione temporale.

Cosa scrivere nel verbale?

Nel verbale si deve dare conto, oltre che delle tradizionali informazioni, anche di:

  • piattaforma utilizzata per lo svolgimento da remoto dell’assemblea;
  • modalità di convocazione;
  • strumenti di voto;
  • eventuali problematiche tecniche incorse durante l’assemblea e come sono state risolte.

Da quando si può votare telematicamente?

Già dal 2001 è stata considerata la possibilità di “voto in videoconferenza”. Anche in tal caso era necessario rispettare “il metodo collegiale e i principi di buona fede e di parità di trattamento dei soci”.

Il voto elettronico è stato poi previsto dall’art. 2370, comma 4 del codice civile. Questo articolo, dopo la riforma del 2003, prevede che “lo statuto può consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione”. Pertanto, anche prima della pandemia, si poteva votare telematicamente se lo statuto lo prevedeva (Massima del Consiglio Notarile di Milano, 16 gennaio 2001 n. 1).

Quali sono le altre modalità di voto introdotte in emergenza?

Tutti gli enti indicati in precedenza possono (anche se non è previsto nello statuto) consentire anche il voto per corrispondenza (art. 106 comma 2 “cura Italia”).

Le SRL possono anche prevedere il voto per consenso scritto e consultazione in forma scritta.

Le società con azioni quotate inoltre possono designare per le assemblee ordinarie o straordinarie un rappresentante come da art. 135 undecies del D.Lgs. 58/1998. Si tratta di un soggetto al quale i soci possono conferire delega con istruzioni di voto sulle proposte all’ordine del giorno. La delega ha effetto per le sole proposte per cui sono state conferite istruzioni di voto. Il soggetto designato è tenuto a rendere noti eventuali conflitti di interesse.

Al termine del periodo emergenziale si potrà continuare a votare elettronicamente?

Si, a condizione che lo statuto dell’ente preveda quantomeno la possibilità di intervenire in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. Diversamente, sarà necessario modificare gli statuti introducendo questa possibilità.

Una simile clausola statutaria introduce di fatto il diritto dei soci a poter sempre scegliere tra l’intervento di persona e l’intervento tramite mezzi di telecomunicazione.

Se questo principio vale per le assemblee dei soci, a maggior ragione varrà per il consiglio di amministrazione e per il collegio sindacale. Infatti, sempre secondo il Consiglio Notarile di Milano (massima 187/2021) le norme di funzionamento di tali organi sono finalizzate ad assicurare un efficiente svolgimento dei lavori, e non a proteggere i diritti dei soci (di intervento in assemblea, di voto, etc).

Sarà quindi interessante capire se le associazioni e le società coglieranno le potenzialità insite negli strumenti tecnologici e modificheranno di conseguenza le proprie disposizioni statutarie.