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RPA o Robotic process automation: rischi o opportunità per aziende e lavoratori?

RPA o Robotic process automation: rischi o opportunità per aziende e lavoratori?

La Robotic process automation (o RPA) è una tecnologia sempre più diffusa in azienda. Con la RPA si possono automatizzare tutti quei processi ripetitivi che fino ad oggi venivano eseguiti manualmente da una persona. È una tecnologia ricca di opportunità, ma è importante saper gestire anche i potenziali rischi.

Robotic process automation: di cosa stiamo parlando

Nonostante il nome, quando parliamo di Robotic process automation non stiamo parlando di veri e propri robot. O meglio, non i robot per come li intendiamo normalmente.

Quando pensiamo all’automazione industriale, la associamo spesso all’utilizzo di macchinari e robot fisici, da impiegare al posto del lavoro manuale. Questa però, per quanto importante, è solo una parte dell’automazione che si può applicare in azienda.

La Robotic process automation utilizza dei software per replicare su larga scala processi altamente ripetitivi e meccanici, che sono normalmente eseguiti da una persona. Questi software si chiamano anche “software robot”, perché sono programmati per copiare ed eseguire automaticamente ciò che hanno visto fare dall’operatore umano.

Così facendo, la RPA consente di automatizzare anche i compiti di chi lavora davanti a una scrivania.

Alcuni esempi di Robotic process automation

Sono diverse le applicazioni possibili della Robotic process automation che hanno preso piede negli ultimi anni.

Le funzioni aziendali maggiormente coinvolte nello sviluppo di applicativi RPA sono state in particolare quelle relative all’amministrazione e alla gestione della clientela.

Prendiamo ad esempio l’operazione di registrazione di fatture nel gestionale interno. Si tratta di un’operazione tendenzialmente standardizzata e ripetitiva, che un software RPA è in grado di replicare facilmente, se messo nelle giuste condizioni. Se le fatture arrivano in un unico formato standard, il software guarda cosa fa l’operatore, capisce quali informazioni prende e dove le inserisce, ed esegue gli stessi compiti.

Lo stesso vale per l’inserimento di dati, ad esempio di quelli relativi a un nuovo cliente. Questo procedimento interessa soprattutto realtà come le banche, dove la gestione della compliance normativa richiede di compilare dei form con numerose informazioni. Grazie alla RPA, l’operatore umano è liberato da questa incombenza e può dedicarsi ad altre mansioni, anche più stimolanti intellettualmente.

Ma la RPA non è certamente un’esclusiva delle grandi organizzazioni. Volendo, tutti noi possiamo sviluppare il nostro mini-software di RPA utilizzando la creazione di macro in Microsoft Excel. Con questa funzione infatti Excel registra i nostri comandi e li riesce a ripetere automaticamente un’infinità di volte. Nient’altro che un piccolo esempio di Robotic process automation che si trova già nei nostri computer.

Robotic process automation: quali benefici e quali rischi

Come si può intuire, l’automazione dei processi grazie alla RPA può portare numerosi vantaggi all’azienda sotto forma di:

  • risparmio di costi
  • velocità
  • riduzione degli errori
  • standardizzazione dei processi
  • compliance
  • servizio 24/7

Moltissimi lavori, anche della cosiddetta “economia della conoscenza”, comprendono svariati compiti ripetitivi. Ogni giorno un gran numero di lavoratori si trova a dover stilare report, fare somme, inserire dati: tutte mansioni facilmente replicabili da una macchina. Il tempo che viene liberato grazie alla RPA si traduce in maggior lavoro impiegato sullo sviluppo di progetti a più alto valore aggiunto.

Ma la Robotic process automation non è certamente priva di rischi.

Prima di tutto bisogna considerare che i software di RPA replicano esattamente ciò che vedono e nulla più. Per questo hanno dei limiti applicativi: sono dei semplici esecutori e non sono in grado – da soli – di capire che cosa stanno facendo.

Come applicare la RPA e gestirne i rischi

Considerati i limiti della RPA, è importante per prima cosa capire che cosa si può automatizzare con i “software robot”. Abbiamo visto come possa essere un’enorme opportunità per gestire velocemente incombenze molto frequenti e ripetitive. E può anche essere utile per tutte le attività di verifica che richiedono controlli molto macchinosi, e lenti se fatti da un operatore umano.

Ma occhio a pensare che vada bene per tutto: il primo dei rischi da considerare è vedere se ha senso applicare la RPA nel proprio contesto aziendale. Se infatti i compiti automatizzabili non sono così frequenti, allora la Robotic process automation comporterà più rischi che opportunità.

Una volta deciso di investire in un software RPA, bisognerà integrarlo nell’organizzazione. Per farlo servirà affidarsi a persone con una formazione adeguata, sia come consulenti esterni che tra il proprio personale. La fase iniziale di transizione è sempre un cambiamento da gestire, e non va sottovalutato.

Questo anche per fronteggiare un altro dei rischi della Robotic process automation: la sicurezza dei dati trattati. Come abbiamo esaminato spesso su SmartIUS, è sempre un aspetto fondamentale da considerare per evitare spiacevoli conseguenze o sanzioni.

Infine, è importante anche saper comunicare con il personale, predisponendo il più possibile il giusto contesto per questa trasformazione. Un altro dei rischi della Robotic process automation è infatti pensare di imporre un cambiamento così importante dall’alto, senza considerare le abitudini e le competenze che i lavoratori hanno sviluppato negli anni. Può sembrare di poca importanza, ma creare consenso attorno a questo tipo di scelte è una sfida non marginale.

Il futuro della RPA grazie all’intelligenza artificiale

Negli ultimi anni la Robotic process automation si sta spingendo oltre i propri limiti, grazie all’integrazione con le tecnologie della cosiddetta intelligenza artificiale, sempre più diffusa anche nelle imprese italiane.

Se infatti la RPA è costruita per replicare un processo, l’intelligenza artificiale riesce invece a imparare da ciò che vede e ad andare oltre l’esecuzione di compiti ripetitivi.

Ad esempio grazie a tecnologie come la computer vision non sarà necessario avere documenti omogenei per farli leggere al software di RPA. Basteranno anche immagini scannerizzate o di diversi formati. Questo consentirà di ampliare ancora di più l’applicabilità della Robotic process automation per funzioni come l’inserimento di dati o la registrazione di fatture.

Con lo sviluppo del machine learning poi i software di RPA potranno anche imparare dalle informazioni che trattano. Questo consentirà – tra le altre cose – di identificare potenziali transazioni sospette o di capire come rispondere a segnalazioni ricorrenti dai clienti.

L’integrazione della RPA con le diverse forme di intelligenza artificiale consentirà allora una moltiplicazione dei possibili campi di applicazione della Robotic process automation.

I rischi sociali della Robotic process automation

L’evoluzione della Robotic process automation grazie allo sviluppo dell’intelligenza artificiale ci fa ben comprendere a quali possibili rischi sociali stiamo andando incontro. L’automazione e la digitalizzazione non sostituiranno completamente il lavoro nei termini catastrofici che spesso si usano. Però è innegabile che alcuni problemi ci saranno.

È ormai chiaro infatti che l’attuale rivoluzione tecnologica renderà superflui alcuni lavori altamente ripetitivi o che non richiedono particolari competenze o conoscenze. E questi rischi sono ben visibili se guardiamo le diverse applicazioni della Robotic process automation e delle tecnologie di intelligenza artificiale.

Chi è stato formato per un lavoro impiegatizio ripetitivo e a basso valore aggiunto, se perde quello attuale rischia di non trovare più un’occupazione o di doversi reinventare in posizioni ancor meno qualificate.

Chiaramente non stiamo parlando di questioni risolvibili solo a livello di singola azienda, ma anche le imprese dovranno porsi questo problema. Il dibattito infatti esiste già e coinvolge tutti gli attori in gioco, perché potrebbe creare tensioni in futuro.

Per questo è importante che venga garantita adeguata formazione già nel luogo di lavoro. Alle persone maggiormente soggette al rischio di sostituzione va data la possibilità di migliorare le proprie competenze, per assegnare loro nuove mansioni, non (ancora) automatizzabili.

L’evoluzione tecnologica ci offre innumerevoli vantaggi, ma non bisogna fare l’errore di non gestirne le conseguenze. Se rinunciamo a farlo, i danni rischiano di essere maggiori dei benefici.

Circa l'autore

Tiziano Milan

Laureato in giurisprudenza, ho completato la pratica forense nel 2020. Mi occupo di diritto tributario, operazioni straordinarie e crisi d’impresa. Frequento l’executive master CFO presso l’Università di Udine e sono tirocinante revisore legale.

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